18.02. 2015 • 
1218xDnešní doba je uspěchaná a vyvíjí tak na běžného člověka nesmírný tlak. Třeba také patříte k lidem, kteří panicky odbíhají od jedné činnosti ke druhé, přičemž v závěru neuděláte vůbec nic. Cítíte se pak hrozně kvůli tomu, že jste nesplnili včas své povinnosti, navíc se na vás stále valí nové, a ještě náročnější.
Pokud vás taková situace trápí a už nevíte, co s tím, nejste sami. Toho si byl dobře vědom i americký kouč David Allen, autor metdy GTD, nebo-li Getting Thing Done (Mít vše hotovo). Kniha, kterou o této metodě napsal, se stala ihned velice populární, a pořídit si ji můžete i v českém překladu. Metoda obsahuje pět zásadních fází, které lze aplikovat nejen na vaši práci, ale i na domácí povinnosti.
Pět fází
1. fáze – Sesbírej!
V této fázi si vytvořte tak zvané schránky, ve kterých si shromáždíte všechny úkoly. Touto schránkou může být v podstatě cokoliv, na co jste zvyklí – zápisník, počítač, e-mail,… Nejspíš nemáte jen jednu schránku, ale čím méně jich je, tím lepší je následná organizace práce.
2. fáze – Zpracuj!
Jakmile máte sesbírané úkoly, přichází čas na jejich zpracování. Platí zde pravidlo dvou minut. Když se vám během tohoto krátkého času podaří úkol zpracovat, tak je jisté, že se vám povede. Pokud není možné tento úkol realizovat kvůli velkému množství dalších, odložte si ho pro pozdější zpracování. Jestli je úkol příliš složitý a není možné ho ve dvou minutách zpracovat, znamená to nejspíš, že jeho realizace vyžaduje ne jeden, ale více kroků. V takovém případě si založte potřebný počet nových úkolů.
3. fáze – Zorganizuj!
Všechny zpracované položky si zařaďte do následujících kategorií:
1) další kroky
2) čekání na…
3) projekt…
4) někdy/možná
5) kalendář
4. fáze – Zhodnoť!
Zde v několika úrovních zhodnotíte, co právě děláte. Je nutné zamyslet se nad tím, zda je možné se na daný úkol reálně soustředit, nebo zda je vůbec nutné tento úkol realizovat.
5. fáze – Udělej!
V této fázi nejde jen o to úkoly splnit, ale jejich realizace by vám měla dělat radost a naplňovat vás. Proto je nutné si utřídit úkoly podle čtyř priorit:
1) energie, která nám zbývá
2) čas, který s úkolem strávím
3) priorita úkolu
4) zohledním kontext, ve kterém se nacházím
A co teď?
Tato metoda je samozřejmě mnohem obsáhlejší. Návod, který vám poskytujeme v tomto článku, je jen zlomkem všech informací, které potřebujete pro ovládnutí GTD znát. Pokud se rozhodnete si tuto metodu osvojit a mít své povinnosti v klidu a v pohodě hotové, je nezbytné zakoupit si knížku a naučit se všechny její poučky používat v běžném životě.
Na základě této metody si vytvořte svůj vlastní systém, ve kterém se budete dobře a rychle orientovat. Ideální je pořídit si šanony, barevné zvýrazňovače nebo záložky. Pokud raději pracujete s moderními technologiemi, vězte, že existují i aplikace GTD pro váš počítač i chytrý telefon. Tyto aplikace vám pak každý den pomáhají efektivně organizovat vaše úkoly.
Lidé mají tendenci si vše upravovat podle svého, ale v tomto případě se to rozhodně nehodí. Aby metoda fungovala správně, musíte se jí dopodrobna řídit. Jakmile si jednou uděláte seznam úkolů, nepředělávejte ho jen proto, že se vám do některých úkolů jednoduše nechce. Pokud byste čas vyhrazený pro plnění úkolů trávili jejich přeorganizováním, celá metoda by ztrácela svůj význam, a vy byste se zase plácali ve spoustě nesplněných povinností.
Pro začátečníka je vhodné stanovit si přesný počet úkolů, které chce ten den splnit, a tohoto čísla se držet. Takto si stanovíte například deset úkolů, a následně si vytvoříte seznam s nápisem „dnes udělám: …“. Tato formulace vás donutí se do povinností bezodkladně pustit. Jakmile totiž víte, že se blíží čas na splnění úkolů, bude vám to dělat menší problém, než když budete všechno stále odsouvat na neurčito.
